최근 전시회 참가 차 일본으로 출장을 다녀 왔다. 전시회는 단순한 이벤트가 아니다. 세일즈맨에게 전시회는 잠재 고객을 만나고, 업계 트렌드를 파악하며, 비즈니스 기회를 창출하는 중요한 무대다. 이번 글에서는 Exhibitor가 아닌 전시회 참가자로써의 팁, 전시회에서 네트워킹을 극대화하는 팁을 공유하고자 한다.
- 호텔 예약과 선정 : 네트워크의 시작
- 전시회 방문 전략 : 우선 순위를 정하라
- VIP와의 미팅 : Keyman을 찾아라
- 기록과 팔로업 : 네트워크를 유지하는 법
- 호텔 예약과 선정 : 네트워크의 시작
A. 호텔은 미리 예약하자
전시회 일정은 연간 단위로 미리 확정되므로, 참가가 결정되면 즉시 호텔을 예약해야 한다. 전시회가 열리는 도심의 주요 호텔들은 빠르게 마감되며, 남아있는 객실의 가격은 터무니없이 비싸질 수 있다. 미리 준비하지 않으면, 전시장에서 한참 떨어진 곳에 묵거나 회사 동료와 한 방을 쓰는 불편을 감수해야 한다.
B. 호텔 선정 – 좋은 호텔에 묵어라
호텔은 단순히 잠만 자는 곳이 아니다. 전시회 기간 동안 호텔은 네트워킹의 중심지 역할을 한다. 공식 일정이 끝난 후 바이어와 저녁 약속을 잡기 좋은 장소이며, 호텔 바나 라운지에서는 자연스럽게 업계 관계자를 만나게 된다. 특히, 주요 기업의 임원들은 메리어트, 힐튼 같은 유명 호텔 체인을 선호하는 경우가 많으므로, 비싸더라도 가능하면 이러한 호텔을 선택하는 것이 네트워크 확장의 기회가 될 수 있다. - 전시회 방문 전략 : 우선 순위를 정하라
A. 목표 업체 리스트 작성
전시회에는 수백 개의 Exhibitor(참가 업체)가 존재하며, 제한된 시간 내에 모든 부스를 방문하는 것은 불가능하다. 미리 관심 있는 업체 리스트를 정리하고, 반드시 만나야 할 업체를 우선순위로 두어야 한다. 인기 있는 부스는 사람이 몰려 원하는 담당자를 바로 만나기 어려울 수 있으므로, 같은 부스를 여러 번 방문하는 전략도 고려하자.
B. 우선 순위 정하기 – 점심 식사는 간단하게
전시회는 오전 10시부터 오후 5시까지 진행되는 경우가 많다. 이 시간을 최대한 활용하기 위해 점심 식사는 간단하게 해결하는 것이 좋다. 호텔 조식으로 든든히 먹고, 점심은 가볍게 스낵이나 전시장 내 푸드트럭에서 해결하자. 일부 업체들은 부스 내에서 간단한 다과나 음료, 맥주 등을 제공하므로, 네트워킹을 겸해 이를 활용하는 것도 방법이다. 굳이 제대로 된 점심을 먹겠다면 고객이나 참가 업체와 일정을 잡아서 함께 먹는 것도 방법이라고 생각한다.
점심은 간단히 챙기고, 대신 저녁을 제대로 근사하게 먹자. - VIP와의 미팅 : Keyman을 찾아라
A. VIP를 만나는 방법
전시회에서 가장 중요한 것은 결정권자(Keyman)를 만나는 것이다. 대기업의 경우 구매 담당자나 임원을 직접 만나기 어렵다. 단순 안내를 하는 분들도 계시고, 특정 언어를 위한 통역하는 사람도 있고, Exhibitor 의 직원이지만 회사의 (특정 분야를) 잘 모르는 직원도 있다. 이럴 때 가장 좋은 방법은 내가 원하는 바를 말하고 단도직입적으로 관련된 사람을 안내해 달라고 하는 것이다.
예시:
“안녕하십니까. 저는 한국의 A사에서 온 OOO입니다. 세일즈 담당자로서 귀사에 관심이 많습니다. 혹시 구매 담당자나 임원과 이야기할 수 있을까요?”
“지금 없으시다면 언제 다시 방문하면 좋을까요? 미리 전달해주시면 감사하겠습니다.”
작은 업체일수록 사장의 역할이 크므로, 사장으로 보이는 사람을 직접 찾아가는 것도 방법이다. 또한, 참가자들의 목걸이(Badge)를 잘 살펴보면 VIP 여부가 적혀 있는 경우가 많으므로 이를 활용하자.
B. Exhibitor 외에도 숨은 인맥을 찾아라
전시회에는 공식 참가 업체뿐만 아니라, 업계에서 중요한 역할을 하는 방문객들도 많다. 그들의 대화를 유심히 듣고 자연스럽게 접근하면 생각보다 쉽게 네트워킹할 수 있다. 때로는 공식 참가자보다도 더 중요한 인연이 될 수도 있다. - 기록과 팔로업 : 네트워크를 유지하는 법
A. 기억을 맹신하지 말고 기록하라
전시회에서 수많은 사람들을 만나면, 대화 내용이 뒤섞이면서 헷갈리기 쉽다. 미팅이 끝난 직후 간단한 메모를 남기거나, 음성 녹음을 활용하여 핵심 내용을 정리하는 습관을 들이자. 이름, 직책, 대화 요점, 후속 조치(Action Item) 등을 간단히 정리해두면 추후 팔로업할 때 큰 도움이 된다.
B. 출장 후 네트워크 유지하기
전시회 이후 네트워킹을 유지하는 것이 더욱 중요하다.
1) 가능성이 높은 업체를 우선순위로 분류한다.
2) 미팅 내용을 바탕으로 팔로업 이메일을 보낸다.
3) 이메일은 간결하면서도 핵심 내용을 담아야 하며, 미팅에서 논의한 사항을 언급하면 답변을 받을 확률이 높아진다.
LinkedIn을 활용하여 연결 요청을 보내고, 일정 기간 후에 다시 연락하는 것도 좋은 방법이다. 네트워킹은 단기적인 활동이 아니라, 장기적으로 관계를 쌓아가는 과정임을 기억하자. - 마무리
좋은 호텔을 선택해 자연스럽게 기회를 만들고, 전략적으로 우선순위를 정해 중요한 인물을 만나고, 기록과 팔로업을 철저히 하여 전시회에서 만든 네트워크를 지속적으로 유지하도록 하자.
무슨 일이든 마찬가지겠지만, 전시회 역시 철저한 준비가 중요하며, 그 보다 더 중요한 것은 적극적인 태도이다.